常常有人問我，何種背景或職涯發展能夠成為新創公司的幕僚？幕僚都在做些什麼？為什麼新創需要幕僚？
根據我的經驗，幕僚是一種職能，而非單一的職稱，是協助公司管理或做出戰略決策的角色；通常從特助、專案經理或策略規劃等職位開始。而這些職位在職能及特質上具備以下幾個共通點，值得與大家分享：
策略性領導和委派 Strategic Leadership and Delegation
幕僚工作看似包山包海，我認為，最重要的是「決策支持」。
作為幕僚，其中一項重要職能便是協助管理團隊，讓領導者、管理者更有效地領導團隊。為使管理團隊所做的商業決策能有效地被推進，幕僚需要具備「戰略性思維」，在決策前整合各部門的相關資料，並在決策確認後協助各部門進行溝通。與此同時，幕僚還需要預測和防範潛在風險，包括識別可能會出錯的環節，或針對可能需要資源的項目，進一步提醒決策層，從而使決策更具「可行性」。
換言之，幕僚的工作在於在合理的時間內，統整適當的資源，確保決策獲得最高可行性。
除此之外，幕僚的另一項關鍵職能是積極識別執行單位的授權合理性，並確保各部門的執行能力與公司目標相符。這些都意味著，幕僚必須全面了解各部門的職能、資源和營運狀況，確保他們能夠在授權範圍內高效運作，達成既定目標，還得在必要時提供即時的解決方案。
想當然爾，要完成這些任務，幕僚需要具備卓越的溝通和協調能力，在決策實施過程中，確保各部門之間的資訊流暢，保持靈活，及時解決各類問題。 「策略性領導和委派」此項能力能協助公司更有效率地執行「事業發展」項目，除了優化資源配置的合理性，更確保管理團隊迅速地做出明智的決定。
合作與機動靈活 Collaboration and Resourcefulness
幕僚扮演的角色很全面，因此，尤須具備「跨部門協作」和「應變能力」這兩項專業能力。在跨部門的專案中，幕僚扮演著關鍵的溝通角色，確保專案能夠如預期產出。他們協助同事與管理團隊溝通，並確保所需資源和時間得到合理安排。同時，幕僚能夠理解管理團隊的預算和資源狀況，在專案進行過程中靈活調配資源，確保工作順利進行。
數據驅動與注重細節 Data-Driven & Detail Oriented Focus
作為協助核心團隊決策的幕僚，其主要職責之一還有根據公司現況提供數據化指標。這些指標包括公司的營收數字、成本率、人員稼動率等。透過對這些數據的精確掌握和分析，幕僚可以提供重要的資訊，幫助執行長和其他高層管理人員做出更加準確和理性的決策。例如，了解公司當前營收情況，可以幫助管理層判斷市場策略的有效性，進一步調整銷售計劃；分析成本率，有助於發現潛在的成本控制問題，從而優化資源配置；而人員稼動率則反映了人力資源的利用效率，能幫助管理層更好地進行人力調度和培育規劃。
除了提供數據，幕僚也要擔任初步審核者的角色。對於所有提供的數據和文件資料，進行初步評估，確保其準確性和完整性。這一過程不僅涉及數據的核對、驗證，還包括對數據背後意義的深度理解和分析。也就是說，幕僚要能發現並指出數據中的異常或不合理之處，即時與相關團隊進行溝通、修正，從而確保決策的基礎資料是可靠和真實的。
總而言之，幕僚必須對數字具有敏銳度。因此，我建議所有期望擔任幕僚職位的候選人，都應具備財務知識和專案管理能力。
此外，作為特助型幕僚，任務不僅止於處理日常數據分析和審核，還需執行各項專案。在專案啟動時，幕僚需針對核心團隊的目標設想可行的關鍵數據，並提出專案的檢核點供執行長覆核。這些檢核點是專案成功的關鍵，能幫助管理層在專案各階段進行有效的監控和評估。當專案開始執行，幕僚需即時更新、回報各項數據的最新狀況，確保決策、行動的準確和完整。
以上所提及的數據敏銳度和專案管理能力，對於公司於「營運」及「行政管理」部門的穩定性，能發揮重要功效。讓各項專案與規劃如期、如質達成，支持公司穩定營運、永續發展。
具體而言，在營運方面，幕僚可以透過數據分析發現公司運作的問題和挑戰，並提出改進建議；在行政管理方面，幕僚則能透過有效的專案管理，確保各項行政工作有序進行，提升團隊工作效率和質量。 透過各項專案管理系統或程式，建議管理團隊導入合適的產品，也是可能的期待之一。
實際範例參考
根據以上三點，我們可以發現，一個幕僚在專案執行上，需要做幾件事：
1.資料整合：決策前，蒐集和整合各部門的相關資料，提供全面且準確的資訊，支持管理團隊的決策。
2.溝通協調：決策確認後，串接各部門之間的溝通，確保大家認知對齊，決策能順利推進和實施。
3.風險管理：提前識別潛在風險，提供預警或解決方案，減少決策實施的不確定性。
4.資源配置：合理調配資源，確保決策所需的各類資源能夠及時到位。
很難想像嗎？以下提供一個實際情境給讀者參考：
背景：執行長提出辦公室數位轉型構想，期許達到業務流程的效率優化。
幕僚如何著手建立專案並執行？步驟如下：
現行狀況評估： 首先，幕僚會對現行辦公室狀況進行全面評估，包括現有的業務流程、技術基礎設施、數據管理方式以及人力資源配置情況等，提交出一個基本預設給執行長，交予方式根據各執行長習慣或行事風格（暸解執行長的工作習慣，也是幕僚的任務項目之一！），可能是一頁式提案或商業提案模式。確定立案後，幕僚即被賦予職權，對本專案負全責，開始進行相關工作。
數據分析：當基本方向獲得同意，幕僚將進行數據分析，與產品部門協作，取得現行市場作法、統整運作情況，包含現行業務流程的時程、客戶反饋、同行比較、階段性審查方式等。
資源盤點及配置：在瞭解現況並完成數據分析後，幕僚將進行資源盤點，評估現有資源的利用情況，進行合理資源分配，包含成本估算及成效預估，以支持數位轉型計劃順利實施。其中的重點在於確定實行的成果，例如目標為縮短50%的開發時程，或於一樣時間內增加業務開發的數字。
決策佈達：除了提供決策支持，幕僚也要進一步協助將決策佈達給相關部門，並且建立監督機制，確保團隊依照決策的內容進行調整。
溝通協調：最後，幕僚將促進各部門之間的協作與溝通，確保數位轉型計劃的順利推進，並隨時解決可能出現的問題和挑戰，甚至是同事的疑難雜症。
透過以上步驟，幕僚將協助執行長實現辦公室數位轉型的目標，達成業務流程優化、提升工作效率。 確實，幕僚是一個極具挑戰的角色，也是一間新創裡的隱藏版人物。他們需要在高度動態和複雜的環境中工作，同時承擔多項重要職責，包括協助高層決策、管理專案、溝通協調、資源管理等。
根據上述說明，我們也可發現，除了硬實力（財務、專案管理），一個好幕僚更需要具備軟實力，也就是學習溝通方法，說「八面玲瓏」也不為過，能與管理團隊配合，贏得老闆和管理團隊的信任，以利推行專案和決策。
*此篇文章感謝我的特助Freda & Mika，他們讓我對於幕僚角色的定位有更明確的輪廓。